Welke bedrijfsprocessen automatiseer je als eerste?

Dat soort terugkerende handelingen is een goed vertrekpunt als je bedrijfsprocessen wilt automatiseren. Je ziet waar het werk zit, welke gegevens nodig zijn en wanneer het misgaat. Alleen is niet iedere handmatige taak meteen geschikt om over te nemen.

De beste eerste stap is meestal een klein, duidelijk proces dat vaak genoeg terugkomt en waarvan de uitzonderingen te overzien zijn. Zo kun je controleren of de oplossing werkt, voordat je een groter deel van je bedrijf ervan afhankelijk maakt.

Zoek waar informatie steeds wordt overgetypt

Loop eens een aanvraag, bestelling of intern verzoek van begin tot eind door. Waar verplaatst iemand informatie zonder er inhoudelijk iets aan toe te voegen? Waar wordt een status doorgegeven die al ergens vastligt? En waar moet een collega wachten tot iemand een mail heeft gelezen?

Dat levert vaak bruikbare kandidaten op: klantgegevens overnemen, een taak toewijzen, een herinnering versturen of een document klaarzetten op basis van bekende gegevens.

Noteer per kandidaat hoe vaak het gebeurt, hoeveel tijd het ongeveer kost en wat de gevolgen van fouten zijn. Gebruik daarvoor een normale werkweek. Een irritante taak die één keer per jaar voorkomt kan veel aandacht trekken, terwijl een kleine dagelijkse handeling samen veel meer werk oplevert.

Zijn de regels duidelijk genoeg?

Een proces is makkelijker te automatiseren als je kunt uitleggen wanneer het begint, welke informatie nodig is en wat er vervolgens moet gebeuren. Bijvoorbeeld: zodra een aanvraag compleet is, krijgt de verantwoordelijke collega een taak met de benodigde gegevens.

Maar wat is compleet? En wie is verantwoordelijk als er twee teams betrokken zijn? Als collega's daar nu verschillende antwoorden op geven, moet je die afspraken eerst scherp krijgen. Anders bouw je de onduidelijkheid gewoon in de software.

Loop ook de uitzonderingen langs. Een onbekende klant, ontbrekende gegevens of een afwijkende bestelling hoeft niet de hele automatisering tegen te houden. Je kunt zulke gevallen apart zetten voor menselijke beoordeling. Zorg wel dat iemand ze ziet en weet wat er moet gebeuren.

Vergelijk kandidaten op nut én gevolgen

Een eenvoudige afweging helpt om de volgorde te bepalen. Geef iedere kandidaat bijvoorbeeld een lage, middelhoge of hoge score op vier punten:

• Herhaling: hoe vaak komt het proces terug?
• Handwerk: hoeveel overtypen, controleren of najagen zit erin?
• Duidelijkheid: zijn de regels en uitzonderingen bekend?
• Gevolgen: wat gebeurt er als de automatisering een verkeerde keuze maakt?

Een veelvoorkomende administratieve overdracht met duidelijke regels kan een prettige eerste stap zijn. Een automatische beslissing met grote gevolgen voor een klant vraagt meer controle en testwerk, ook als die veel tijd zou besparen.

Zo'n score is een hulpmiddel voor het gesprek, geen rekensom die vanzelf de juiste keuze geeft. Neem ook mee wie het proces gebruikt en wie tijd heeft om de nieuwe werkwijze te testen.

Wanneer voegt AI iets toe?

Voor het doorzetten van een ingevuld formulier heb je niet automatisch AI nodig. Als de gegevens en regels vaststaan, kan een gewone koppeling of vaste automatisering genoeg zijn.

AI kan bruikbaar zijn wanneer je bijvoorbeeld vrije tekst wilt ordenen, een eerste samenvatting nodig hebt of berichten wilt laten indelen. De uitkomst vraagt dan een andere controle dan bij een vaste regel. Test met uiteenlopende voorbeelden en spreek af wanneer een medewerker het overneemt.

Een mogelijke eerste versie is dat AI een voorstel doet en een collega dat bevestigt. Daarmee zie je waar het systeem helpt en waar het nog mist. Je hoeft niet direct de hele beslissing uit handen te geven om er profijt van te hebben.

Maak één route volledig werkend

Kies bijvoorbeeld de overdracht van een complete aanvraag naar de juiste medewerker. Werk die route uit inclusief bevestiging, foutmelding en handmatige terugval. Wat als het ontvangende systeem niet beschikbaar is? Waar ziet iemand dat een aanvraag is blijven hangen?

Laat de mensen die het werk doen een aantal echte situaties doorlopen. Controleer ook of de automatisering geen extra herstelwerk veroorzaakt. Tijd besparen aan de voorkant helpt weinig als een collega later alles moet corrigeren.

Bij BORING kijken we vanuit de case welke tooling past. Is er een bestaande oplossing die het proces goed ondersteunt, dan nemen we die mee. Ontbreekt die, dan kunnen we de benodigde oplossing custom bouwen.

Meet het verschil met de oude werkwijze

Leg voor de start vast hoeveel handmatige stappen er zijn, hoeveel tijd die ongeveer vragen en welke fouten terugkomen. Vergelijk dat na ingebruikname met dezelfde soort werkzaamheden. Zo zie je of het proces ook echt eenvoudiger is geworden.

Wil je de investering vervolgens afwegen tegen tijdwinst en kosten? In onze blog over het meten van marketing-automation-ROI leggen we de rendementsberekening verder uit.

Begin voor nu met één vraag aan je team: welke informatie zetten we steeds opnieuw ergens in? Pak één van die overdrachten erbij en teken uit wat er werkelijk gebeurt. Dan heb je een concreet proces om te verbeteren, inclusief de uitzonderingen die je anders pas tijdens de bouw ontdekt.